Deskripsi kerja yang jelas
Menjelaskan ruang lingkup kerja dari posisi yang ditawarkan menjadi elemen penting untuk dapat menentukan karakter dan kemampuan tenaga penjualan yang direkrut. Menerima kandidat tenaga penjualan yang tepat menjadi langkah awal untuk keberhasilan program perekrutan tenaga penjualan baru.
Deskripsi kerja harus memberikan penjelasan yang mendetail mengenai tanggung jawab tenaga penjualan dalam pekerjaannya. Misalnya, tenaga penjualan memiliki tanggung jawab dari mencari calon pelanggan baru, menemui dan melakukan penjualan kepada calon pelanggan baru, hingga transaksi selesai dilakukan; sedangkan setelah transaksi dilakukan, bagian administrasi memastikan bahwa barang yang dibeli sudah dibayarkan dan dikirimkan sesuai perjanjian. Atau misalnya memperjelas bahwa selain melakukan penjualan, tenaga penjualan memiliki tanggung jawab untuk memperbarui database pelanggan.
Selanjutnya, keputusan kualifikasi yang dibutuhkan untuk setiap posisi tersebut menjadi langkah awal untuk memulai proses seleksi dan penerimaan. Daftar kualifikasi ini akan menjadi panduan selama melakukan seleksi untuk memastikan bahwa kandidat yang diterima sesuai dengan karakter yang diperlukan dalam pekerjaan.
Semakin detail deskripsi kerja yang ditulis, semakin besar kemungkinan untuk mendapatkan kesesuaian antara kandidat yang diterima dengan pekerjaan dan tanggung jawab tenaga penjualan yang dicari, sehingga semakin besar pula tingkat keberhasilan perekrutan.
Standar prosedur yang sebagai panduan kerja
Setiap perusahaan memiliki proses penjualan yang berbeda, tergantung dari industrinnya dan struktur organisasi perusahaan tersebut. Memberikan prosedur yang jelas dan berbagai alat bantu untuk mendukung pekerjaan penjualan, dapat secara signifikan membantu tenaga penjualan baru dalam proses adaptasi dan mempercepat proses belajar.
Jika tenaga penjualan baru mengikuti petunjuk yang diberikan dalam manual operasi itu membuat lebih mudah bagi karyawan untuk memahami urutan pekerjaan dan mendalami prosedur tersebut. Hal ini akan mempercepat proses pembelajaran dan menjaga kualitas penjualan.
Standar prosedur yang menjelaskan tahapan pelaksanaan pekerjaan tidak hanya mempermudah tenaga penjualan baru untuk mempelajari proses dan tahapan penjualan yang terjadi, namun juga memastikan bahwa seluruh proses penjualan dilakukan dengan cara yang sama, sehingga pengalaman yang dialami pelanggan selalu konsisten juga. Hal ini sangat penting, apalagi bila proses penjualan melibatkan berbagai divisi dalam perusahaan.
Tanpa ada standar prosedur pelaksanaan pekerjaan, tenaga penjualan akan cenderung melakukan penjualan sesuai dengan cara yang mereka sukai. Sehingga saat harus mendampingi tenaga penjualan baru, cara penjualan yang diajarkan pun akan berbeda. Siklus ini akan berjalan terus, hingga proses penjualan tidak terstandar.
Seleksi dan Penerimaan
Tahapan yang paling penting dalam program perekrutan adalah proses seleksi. Proses seleksi umumnya mencakup penilaian terhadap pendidikan, pengalaman kerja, kinerja dan pencapaian masa lalu, keahlian dan pengetahuan, serta perilaku. Empat faktor pertama lebih mudah dinilai sedangkan faktor terakhir, perilaku, lebih sulit dinilai, apalagi saat proses seleksi, kandidat cenderung menunjukkan perilaku yang positif.
Beberapa hal yang menyebabkan kegagalan dalam proses seleksi antara lain:
Tidak ada panduan yang jelas mengenai kompetensi yang dibutuhkan
Untuk mendapatkan tenaga penjualan yang memiliki kualitas bagus dan memberikan hasil positif terhadap penjualan, perusahaan harus dapat menentukan kompetensi utama yang harus dimiliki tenaga penjualan. Beberapa contoh kompetensi yang diperlukan antara lain semangat persaingan, kepercayaan diri, integritas, kemampuan penilaian, motivasi, perencanaan, kebanggaan, daya tahan, tanggung jawab, budaya kerja, dan sebagainya.
Kompetensi utama yang diperlukan berbeda antara satu perusahaan dengan perusahaan lain. Karena bergantung tidak hanya pada produk yang dijual, proses penjualan maupun karakter pelanggan yang dihadapi, tapi juga tergantung dari budaya perusahaan dan lingkungan kerja.
Cara paling mudah untuk menentukan kompetensi utama yang diperlukan adalah dengan melakukan penilaian dan perbandingan terhadap beberapa tenaga penjualan yang memiliki kinerja paling baik di perusahaan, dan menentukan kualifikasi dan perilaku yang diperlukan untuk mencapai kinerja baik tersebut.
Penilaian seleksi yang tidak sesuai kondisi nyata
Seluruh kandidat tenaga penjualan baru akan tentunya akan melakukan usaha terbaiknya selama proses wawancara, sehingga terkadang memberikan kesan yang salah terhadap pewawancara. Bahkan, terkadang keputusan penerimaan tergantung dari intuisi pewawancara. Karena itulah, pewawancara harus dapat melakukan wawancara berbasiskan perilaku (behavior-based), agar dapat mengidentifikasi kompetensi yang dibutuhkan perusahaan.
Wawancara berbasis perilaku memaksa kandidat untuk menjelaskan beberapa perilaku utama untuk setiap kompetensi yang ditanyakan. Salah satu metode yang paling sering digunakan adalah metode pertanyaan ‘STAR’.
- Situation à untuk menjelaskan situasi dimana kandidat mempraktikkan suatu perilaku/ kompetensi tertentu
- Task à untuk menjelaskan aktivitas dan tanggung jawab dalam situasi/ proses tersebut
- Action à untuk menjelaskan tindakan yang diambil untuk mencapai tujuan
- Result à untuk menjelaskan hasil yang dicapai
Selain itu, pewawancara juga dapat menggunakan wawancara berbasis situasi (situational-based) untuk mengevaluasi kemampuan, pengetahuan, dan penilaian kandidat dalam menghadapi suatu kondisi tertentu. Dalam wawancara seperti ini, pewawancara akan menjelaskan suatu kondisi, dan kandidat diminta untuk menjelaskan apa yang akan dia lakukan, informasi apa saja yang perlu ia kumpulkan, alternatif tindakan yang dapat dilakukannya, dan sebagainya terkait tindakannya untuk menghadapi kondisi tersebut.
Dengan menggunakan metode ini yang lebih terstruktur dapat mengurangi subjektivitas dalam proses seleksi dan penerimaan.
Pelatihan
Segera setelah penerimaan, tenaga penjualan baru diharapkan dapat segera melakukan penjualan dan belajar dari pengalamannya. Karena itu diperlukan suatu pelatihan yang terstruktur untuk membantu tenaga penjualan baru untuk memahami tanggung jawab utamanya dan beradaptasi terhadap lingkungan kerja.
Program orientasi
Progam orientasi adalah program perkenalan terhadap tenaga penjualan baru. Beberapa hal yang perlu disampaikan pada saat orientasi:
- Gambaran umum industry dan produk akan dijual oleh tenaga penjualan
- Gambaran umum mengenai perusahaan, meliputi struktur organisasi, budaya, dan filosofi
- Karakter pelanggan yang akan dihadapi
- Proses penjualan, meliputi prosedur penjualan, bagian-bagian lain yang terkait, alat bantu yang disediakan
- Ekspektasi terhadap tenaga penjualan dan target yang ingin dicapai
Program pelatihan
Pelatihan merupakan elemen yang sangat penting dalam program perekrutan tenaga penjualan baru, baik untuk tenaga penjualan yang sudah berpengalaman ataupun yang sama sekali baru. Pelatihan berfungsi untuk memberikan kesempatan pada tenaga penjualan untuk memperdalam keahlian, pengetahuan, dan kemampuannya dalam melakukan penjualan dan menghadapi tantangan dalam proses penjualan.
Tema dan topik pelatihan harus disesuaikan dengan tingkatan/ posisi tenaga penjualan, serta tanggung jawab dan proses kerjanya.
Masa pendampingan
Salah satu cara paling cepat untuk belajar adalah dengan melakukan sendiri pekerjaan penjualan tersebut, namun tentunya tenaga penjualan baru tidak bisa begitu saja dilepas untuk melakukan penjualan. Karena itulah pendampingan (coaching) diperlukan untuk pengembangan tenaga penjualan.
Pendampingan dapat bersifat pendampingan strategis atau pendampingan taktis. Pendampingan strategis bertujuan untuk membantu tenaga penjualan baru dalam mencari prospek dan pelanggan baru serta melakukan pendekatan terhadap prospek pelanggan tersebut, dengan melakukan diskusi mengenai strategi untuk memberikan penawaran yang tepat, menyusun rencana, mempersiapkan proposal dan melakukan presentasi. Sedangkan pendampingan taktis bertujuan untuk membantu tenaga penjualan baru mengembangkan kemampuan penjualannya melalui observasi langsung oleh pendamping.
Cara lain untuk mempercepat proses pembelajaran adalah dengan memasangkan tenaga penjualan baru dengan tenaga penjualan yang sudah berpengalaman untuk menjadi mentornya. Pemilihan mentor harus dilakukan dengan hati-hati, bukan hanya berdasarkan kinerja penjualan yang baik saja, tapi juga memperhatikan perilaku dan kesediaan tenaga penjualan.
Evaluasi dan Penilaian Kerja
Selama masa ‘belajar’, tenaga penjualan belum dapat mencapai kinerja normal, sehingga penilaian kinerja tidak bisa hanya bergantung pada hasil penjualan. Tenaga penjualan dapat kehilangan motivasi apabila kinerjanya hanya dinilai dari hasil penjualan sedangkan ia belum berhasil mencapai target normal, yang pada akhirnya akan memicu turnover.
Jadi selama masa pembelajaran tersebut, diperlukan mekanisme evaluasi yang juga menilai kemajuan kemampuan dan pengetahuan tenaga penjualan. Evaluasi dapat dilakukan dengan melakukan penilaian terhadap poin-poin kompetensi yang diharapkan akan dimiliki tenaga penjualan dan pencapaian penjualan berdasarkan durasi waktu penerimaan. Misalnya penilaian kompetensi dan pencapaian penjualan setelah 1 bulan, 2 bulan, 3 bulan, dan seterusnya.
Dengan menantau pencapaian tersebut, manajemen tetap dapat memantau perkembangan penjualan, mengidentifikasi apabila ada masalah dan mengambil tindakan yang diperlukan, misalnya melakukan pendampingan untuk tenaga penjualan yang kinerjanya stagnan, atau memberikan penghargaan untuk tenaga penjualan yang kinerjanya baik.
Jadi, untuk keberhasilan proses perekrutan tenaga penjualan baru tidak hanya ditentukan oleh proses seleksi, namun dimulai dari persiapan perangkat kerja untuk mengidentifikasi kompetensi yang dibutuhkan saat seleksi. Kemudian dilanjutkan dengan program pelatihan untuk mengembangkan kompetensi tenaga penjualan serta evaluasi kinerja untuk mempertahankan semangat dan kompetensi tenaga penjualan.
*Penulis: Melati Astri Maharani (MarkPlus Consulting)
Tidak ada komentar:
Posting Komentar