Apapun pekerjaan atau jabatan Anda, tentunya cara bekerja yang
lebih efisien dan produktif dapat membuat Anda pekerjaan Anda jauh lebih
mudah. Dibanding menyiapkan bergalon-galon kopi atau membuat reminder
dan to-do-list yang panjang, pilihlah untuk berfokus pada hal-hal yang
penting dilakukan.
Melakukan pekerjaan produktif selama seharian penuh dan berhasil
sukses dapat menimbulkan efek euforia. Namun, kebalikan dari apa yang
menjadi mitos populer, produktifitas tidak selalu berarti melakukan
banyak hal. Memiliki daftar panjang hal-hal yang harus dilakukan dan
kemudian mencoret satu persatu kegiatan dari daftar tersebut tidak
menjamin Anda bekerja produktif.
Seorang yang benar-benar produktif berfokus pada membuat poin-poin
penting untuk dapat melakukan lebih sedikit pekerjaan namun mencapai
hasil yang maksimal.
Tony Wong, seorang pakar yang telah mendapat ban hitam dalam
manajemen proyek dan produktifitas, membocorkan rahasia agar dapat
bekerja lebih efektif. Ia menyebutkan apa yang dilakukan olehnya dan
orang-orang produktif lainnya lakukan dalam bekerja secara efektif.
Segala sesuatu dimulai dari 8 langkah untuk memperbaiki kebiasaan bekerja menjadi lebih produktif.
1. Buatlah daftar singkat
Tidak perlu membuat daftar kegiatan yang panjang dan berjejalan
memenuhi kalendar harian Anda. Menyelesaikan hal yang harus dilakukan
bukan berarti harus melakukan sebanyak mungkin hal dalam jam kerja Anda
sepanjang 8 jam di kantor. Cukup daftar yang singkat untuk hal-hal yang
penting dan wajib diselesaikan pada hari ini juga. Mungkin hal ini sulit
dimengerti, tapi menumpuk segala pekerjaan dalam daftar kegiatan hari
ini bukanlah suatu hal yang akan meningkatkan produktifitas.
2. Istirahat singkat.
Merasa pusing setelah mengerjakan satu proyek selama berjam-jam? Ini
karena otak Anda sedang bekerja terlalu keras. Banyak yang menjadikan
rasa pusing bekerja ini sebagai candu sehingga sulit berhenti bekerja
sampai selesai. Sebetulnya, otak Anda sedang memberi sinyal bahwa ia
butuh beristirahat singkat. Berjalan keliling ruangan, makan sedikit
cemilan sehat, pemanasan melenturkan otot yang kaku, atau bahkan
meditasi singkat dapat membuat otak Anda lebih segar. Jika ingin
produktifitas lebih maksimal, tentukan waktu yang reguler untuk memberi
otak Anda waktu membersihkan pikiran. Setelah istirahat singkat, Anda
akan lebih efisien bekerja karena energi sudah terisi kembali.
3. Rumus 80/20
Percayakah Anda bahwa hanya dua puluh persen dari apa yang Anda
lakukan setiap harinya yang menentukan delapan puluh persen dari hasil
pekerjaan Anda? Aplikasikan rumus ini dimana hanya dengan melakukan 20%
Anda dapat menyelesaikan 80% pekerjaan. Singkirkan berbagai kegiatan
yang tidak perlu selama Anda bekerja agar memaksimalkan produktifitas.
4. Fokus pada diri Anda sendiri
Jika biasanya Anda memulai pagi hari dengan ritual cek email dan
pesan masuk, ganti kebiasaan Anda. Mulailah pagi Anda dengan fokus pada
apa yang Anda butuhkan. Makan pagi yang sehat, tenangkan pikiran agar
kembali segar, membaca berita, kemudian baru mulai ritual pekerjaan
Anda. Dengan begini Anda sudah menetapkan mood yang tepat untuk Anda
beraktifitas produktif seharian.
5. Mulai dengan pekerjaan yang sulit
Awali pekerjaan mulai dari mengerjakan tugas atau proyek yang
terberat dan paling menantang. Karena di awal hari adalah saat dimana
pikiran Anda masih segar, produktifitas akan meningkat pesat. Simpan
pekerjaan merepotkan yang ada untuk di sore hari ketika Anda bisa
bekerja dengan santai.
6. Angkat telepon
Dunia digital malah membuat kebiasaan komunikasi yang buruk.
Banyaknya email memperlambat produktifitas dan menjadi sebuah distraksi
utama dari pekerjaan yang sebenarnya penting. Email blast mengganggu
produktifitas karena menciptakan gangguan. Padahal email itu dikirim
bukan hanya untuk Anda saja, banyak orang atau kolega lain yang di CC
dan BCC. Jika rantai pesan elektronik Anda melampaui dua balasan, sudah
saatnya untuk mengangkat gagang telepon Anda. Jauh lebih produktif untuk
menjadwalkan sebuah janji telepon daripada berlama-lama diskusi melalui
email.
7. Ciptakan sistem
Anda tahu sejumlah hal yang sudah rutin mengganggu produktifitas Anda
sehari-hari. Kini ciptakanlah sebuah sistem atau cara sederhana untuk
mengatur bagaimana agar hal tersebut tidak lagi mengganggu. Jika yang
mengganggu adalah email yang masuk tanpa henti, matikan notifikasi dan
aplikasikan sistem berupa jadwal untuk cek email setiap satu atau dua
jam.
8. Produkfititas tidak sama dengan Malas
Bermalas-malasan memang tidak dapat dipungkiri adalah sumber nomor
satu hilangnya produktifitas. Bahkan kadang-kadang berbagai cara –
meeting, survey dan lain sebagainya -– digunakan sebagai alasan untuk
serius menyelesaikan pekerjaan. Tempatkan fokus Anda pada hal yang
berarti untuk menyelesaikan pekerjaan se-efisien dan se-efektif yang
Anda bisa.
Ingatlah bahwa mengerjakan banyak hal tidak berarti bekerja
produktif, dan mengerjakan hal yang tepat meskipun sedikit dapat
meningkatkan produktifitas Anda.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar